2.1 Тайм-менеджмент для мастерового
О чем этот материал?
О том как порой интересно бывает работать с "нестандартным" клиентом.
Как порой не срабатывают привычные стереотипы.
И о том, как я попробовал, в течение одной консультации, "вчерне", разработать простейшую индивидуальную систему тайм-менеджмента, "заточенную" под нужды и особенности конкретного, и не совсем "стандартного", клиента.
Что он содержит?
Подробное описание того, как шаг за шагом, изучая клиента, его задачи, проблемы и ресурсы, можно попробовать сконструировать для него очень простую, но рабоспособную систему тайм- менеджмента (дальше по тексту ТМ).
Для чего, я надеюсь, его можно использовать?
  • Для того, чтобы самостоятельно сконструировать работоспособную систему ТМ учитывающую, как ваши личностные особенности, так и реалии задач, с которыми вам приходится сталкиваться.
  • Для того, чтобы подвергнуть анализу и усовершенствовать свою систему ТМ.
  • Для того, чтобы более эффективно обучать и консультировать в области ТМ.
2.1.1 С чего все началось...
В ходе одной из консультаций (психологических) мой клиент затронул вопросы об управлении своим временем, "успеваниии" и планировании.
Я решил рассказать ему о существовании тайм- менеджмента. Клиент воспринял информацию с интересом и выразил желание научиться чему- нибудь полезному. Я же -  легкомысленно согласился его обучить.
Почему легкомысленно? Да потому, что до этого времени я консультировал, обучал и разрабатывал индивидуальные схемы управления временем и проектами для "белых воротничков". А передо мной сидел типичный "синий".
2.1.2 Начальные условия и постановка задачи
Кто заказчик?
Мой клиент - это мастеровой. Или "кустарь-одиночка с мотором". Говоря официальным языком -  он занимается индивидуальной трудовой деятельностью.
Причем, его деятельность включает в себя достаточно кропотливый и нелегкий физический труд, а также, часто, и разработку "проектов", если заказ нестандартный.
Какие у заказчика особенности?
Поскольку это мой клиент, а не человек пришедший впервые, я знал те его ключевые особенности, которые, как мне кажется, могли иметь значение при выработке индивидуальной системы тайм- менеджмента:
  • Очень сильная ориентация на практическую деятельность и достижение результата.
  • Неумение и нежелание разбираться в "абстракциях", но при этом - периодическое "зацикливание" на каких-то идеях.
  • Среднее образование.
  • Очень высокая работоспособность и физическая выносливось.
  • Способность долго выполнять монотонную работу.
  • Быстрая утомляемость и потеря коцентрации при решении логических задач.
  • Низкая лабильность.
  • Склонность к застреванию в проблемной ситуации, если не очевидно решение.
  • Сложности при формулировании собственных желаний.
Это не полный список, но и этого уже, на мой взгляд, достаточно.
Какие задачи клиент обычно решает?
На консультации мы разбирали только те задачи клиента, которые связаны с его профессиональной деятельностью, поскольку запрос клиента касался именно этой сферы.
Итак, чем клиент занимается:
  • Принимает звонки от потенциальных клиентов (в любое время дня и ночи на мобильный телефон).
  • Ездит на переговоры.
  • Проводит замеры на объекте заказчика.
  • Если необходимо, рисует проект и согласует его с заказчиком.
  • Производит расчеты стоимости и времени исполнения работ.
  • Закупает необходимые материалы и инструменты.
  • Производит работы либо с выездом к заказчику, либо у себя.
Весь цикл от приема заказа до его исполнения может составлять от суток, до месяца. Это зависит от объема работ.
Наиболее часто встречаются заказы продолжительностью от 5 до 14 дней.
Клиент не имеет фиксированных выходных и его рабочий день начинается чаще всего в 9-00 и заканчивается не позже 23-00.
Как клиент планирует свое время и чем пользуется при планировании?
Прежде чем разбираться с тем, какие проблемы с ТМ имеются у клиента, а точнее, вместо того, чтобы выслушивать его мнение по этому поводу, я выясняю:
  • Планирует ли клиент хоть что-нибудь заранее?
  • Если "да", то что, и насколько далеко вперед?
  • Ведет ли клиент какие-либо записи, планируя свою активность?
  • Если ведет записи, то в чем? Как они структурированы?
  • Прошу показать мне поэтапно, как происходит обработка поступающей информации. В данном случае: от входящего звонка, до окончания работ. Что, как и когда записывается, сверяется. Каким образом отслеживается график работ.... При этом, мы моделируем типичную ситуацию. Я даю вводные, имитируя развитие ситуации, а клиент комментируя вслух, показывает, как он эту информацию обрабатывает, фиксирует и как по ней принимает решения.
Таким образом, я получаю не мнение клиента  о своей проблеме, а достаточно достоверную информацию о (стихийно возникшей или сознательной)  у него стратегии ТМ. И отслеживаю, насколько функциональна эта стратегия.
В данном случае я получил следующее:
Общая информация о том, как клиент планирует свою активность:
В данном конкретном случае получены следующие ответы на вопросы:
  • Планирует ли клиент хоть что-нибудь заранее? - Да.
  • Если "да", то что, и насколько далеко вперед? - Обычно на 1 неделю вперед, реже на 2.
  • Ведет ли клиент какие-либо записи, планируя свою активность? - Да, ведет постоянно.
Движемся дальше...
Чем пользуется клиент при планировании?
Клиент использует для организации своего времени тетрадь в клеточку, формата А5 с жеской обложкой. Листы в эту тетрадь можно легко добавлять и удалять (тетрадь с размыкающимися кольцами, на которые нанизаны листы).
Тетрадь разделена вкладышами на 3 раздела:
  • Ежедневник
  • Проекты
  • Информация
Записи в тетрадь клиент делает, используя шариковую ручку. Цветовыделение использует, но редко.
Почерк мелкий, разборчивый.
Никакими другими интструментами при  планировании и реализации намеченного клиент не пользуется.
Как клиент распределяет информацию по разделам ежедневника?
  • Ежедневник - здесь ведется запись дел на текущий день, а также регистрируются события и обязательства, которые требуют от клиента какой-то ответной реакции. Записи ведутся подряд. Без упорядочения по приоритетам, времени и контекстам. Если что-то заранее планируется на конкретный день, то эта информация заносится на соответствующую данному дню страницу.
  • Проекты - здесь клиент фиксирует основные данные тех проектов, которые он разрабатывает сам, а также, производит расчет стоимости материалов и работ по проектам и типовым заказам. Каждый проект или работа фиксируется на отдельной группе листов.
  • Информация - здесь клиент складирует поступающую информацию: номера телефонов, адреса, данные о звонках. Информация записывается по мере поступления. В дальнейшем не переписывается. Иногда, что-то важное выделяется цветом (маркер или гелевая ручка).
Проверка работоспособности и эффективности существующей у клиента системы планирования.
Для того, чтобы оценить насколько эффективна и соответствует реальности клиента его система планирования мы смоделировали его рабочую неделю.
А именно:
  • Несколько входящих звонков и процесс телефонных переговоров.
  • Открытие и ведение двух параллельных проектов.
  • Планирование встреч, закупок и работ.
  • Непредвиденные обстоятельства, которые вызывали переносы ранее запланированных сроков...
В результате моделирования было установленно:
  • Клиент при планировании проектов и работ разбивает действия на слишком крупные блоки. Это вызывает у него затруднения при их реализации, т.к. он часто забывает о небольших, но существенных "мелочах" внутри этих блоков.
  • Крупные блоки действий сложно вставлять в ежедневник, поскольку они могут  растягиваться на несколько дней, а оценить протяженность этих блоков он не всегда может адекватно. Приходится писать дополнительные комментарии. А эти комментарии он пишет где попало: и в Ежедневнике и в Проектах, что неудобно.
  • Система планирования клиента оперирует отдельными днями. Никаких средств для того, чтобы организовать вИдение и планирование бОльших временных диапазонов у него нет.
  • Система клиента мало-мальски удовлетворительно работает только при условии отсутствия переносов сроков и иных непредвиденных обстоятельств.
Итак, моделирование выявило низкую эффективность системы ТМ клиента. Но это было моделирование.
А что же после него сам клиент может рассказать о тех проблемах, с которыми он сталкивается в реальной жизни?
Какие проблемы, связанные с планированием и реализацией задуманного, у клиента обычно возникают?
Клиент после моделирования недели выглядит весьма расстроенным.
В качестве своих основных проблем планирования он называет:
  • Забывание важных "мелочей", что заставляет терять время, повторно совершая поездки, встречи, звонки...
  • Невозможность адекватно оценить время, необходимое для реализации проектов.
  • Неравномерная загруженность дней на неделе.
  • Невозможность быстро понять, что можно и нужно сделать, если образовалось свободное время.
  • Большой уровень стресса, как при планировании, так и при исполнении задуманного.
Ну что же... Я вижу проблемы клиента. Он видит свои проблемы.
Видим мы их по-разному, но это вполне нормально.
Можно работать дальше. Но как?
2.1.3 Попытка традиционного подхода
Можно, конечно, попробовать применить какую-нибудь известную систему ТМ.
Но меня терзают смутные сомненья... Учитывая особенности клиента, обучение его ТМ - достаточно сложный процесс. А если "загрузить" его "нормальной" системой ТМ, то вероятность успеха стремится к нулю...
Но, попытка не пытка. Пробую.
Для примера взял GTD Дэвида Аллена. Для клиента вроде самое то. Но это только вроде.
Минут через 10, после начала объяснений, клиент откровенно дуреет. На лице - полное непонимание. Тело напряжено. Короче говоря - полный дискомфорт и нулевой эффект.
Не работает... Что же, будем выдумывать велосипед "под заказчика".
Но сначала поставим перед собой задачу.
2.1.4 Постановка задачи по разработке "ТМ для мастерового"
Попробуем сформулировать, каким критериям должна отвечать разрабатываемая нами система:
  • Она должна быть простой.
  • Она должна быть гибкой.
  • Она должна опираться на то, что клиенту знакомо.
  • Она должна охватывать период не более 2-3 недель.
  • Она должна базироваться на бумажном носителе.
  • Она должна давать клиенту абсолютно ясныё алгоритмы действия при планировании и изменении планов.
  • Она должна помогать клиенту фиксировать и выполнять возникающие у него желания.
2.1.5 Изобретение велосипеда, или сделай сам...
У нас есть критерии, у нас есть информация о клиенте, его потребностях, задачах...
Приступим к созданию системы ТМ для него.
Корректируем подход клиента к разбиению проектов на дела
В первую очередь рассказываем клиенту о необходимости дробить проект на более мелкие блоки, чем он делал ранее. Элементарной единицей, из которых состоит проект мы объявляем действие.
Например: если раньше клиент в качестве задачи ставил себе "закупить материал для проекта ***", то теперь эта задача распадается на ряд элементарных действий:
  • Выбрать материал
  • Рассчитать количество материала
  • Рассчитать какого размера материал лучше закупать.
  • Доехать до базы.
  • Получить материал
  • Отвезти его в собственную мастерскую или к заказчику
При таком разбиении, гораздо легче оценивать время, необходимое для выполнения задач проекта и планировать неделю.
Затем отрабатываем это на примерах из его текущих проектов.
Обновляем структуру органайзера клиента
Во-первых, добавим кое-что в органайзер. Совсем немного.
  • В раздел Ежедневник мы добавим листы недельных планов.
  • В конец органайзера мы добавим новый раздел Хочушки (почему такое странное название - будет написано ниже). 
Недельный план
В Ежедневнике теперь будут находиться одновременно 3 листа содержащих планы на неделю. За недельным планом располагаются 7 листов ежедневника, затем снова недельный план и т.д.
Листы планов на неделю имеют следующую сруктуру:
graphic
Они имеют ландшафтную ориентацию и формат А4. Клиент складывает их пополам и подшивает в нужное место своего органайзера.
Наначение разделов данного бланка, по-моему, очевидно и не нуждается в пояснениях.
Благодаря тому, что у клиента мелкий почерк, он комфортно размещает записи о своих делах на таком бланке.
Наличие плана на неделю позволяет клиенту более рационально планировать своё время, поскольку теперь клиент видит и может планировать свою занятость в масштабе недели, а не дня.
Наличие трёх недельных бланков в органйзере позволяет клиенту планировать работы продолжительностью до трёх недель, что соответствует типовым задачам клиента.
Подробные записи о делах, включая комментарии, клиент как и прежде ведёт на листах ежедневника (1 лист - один день).
"Хочушки"
Раздел органайзера с этим забавным названием появился как реакция на заявленную клиентом сложность в формулировании и выполнении собственных желаний.
Данный раздел служит для фиксации любых желаний, которые клиенту хотелось бы реализовать в будущем: начиная от похода в кино, до покупки новой квартиры.
Название придумал сам клиент, и его нелепость помогает клиенту легче отнестись к собственным желаниям, их вербализации и исполнению.
Основные принципы работы с Хочушками:
graphic
Формализуем и отрабатываем алгоритмы действий при планировании
Клиенту были предложены три простейших алгоритма для:
  • Предварительного планирования недели.
  • Ежедневной корректировки планов.
  • Внесения новых проектов в планы.
Предварительное планирование недели
При предварительном планировании недели клиенту предложено следовать следующему алгоритму (планирование проходит в воскресенье вечером):
graphic
Ежедневная корректировка планов
При изменении обстоятельств, договорённостей и прочем, клиенту предложено действовать по следующей схеме:
graphic
Существенным является то, что клиент должен оставлять комментарии при каждом рассмотрении "зависших" планов, что позволит ему принимать решение опродолжении попыток их реализации или отказе от них.
Внесение новых проектов в планы
При появлении нового проекта, алгоритм его обработки следующий:
graphic
2.1.6 Предварительное заключение...
Начав процесс создания "ТМ для мастерового", я не предполагал, что это будет настолько занимательно и полезно. Особенно мне помогли ограничения клиента. Именно благодаря им я сдерживал свои "творческие порывы" стараясь приблизиться к простоте и реалистичности, которые были так необходимы в данном случае.
Клиент уже работает по этой схеме.
Пока он доволен, хотя ему и бывает тяжеловато.
В ближайшее время мы встречаемся и будем анализировать: какие изменения и дополнения стоит внести в его систему ТМ, а от чего, возможно, стоит отказаться.